{"id":6322,"date":"2017-09-18T12:57:06","date_gmt":"2017-09-18T12:57:06","guid":{"rendered":"http:\/\/eventmobi.wpengine.com\/?p=6322"},"modified":"2022-10-12T05:55:54","modified_gmt":"2022-10-12T09:55:54","slug":"event-team","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.eventmobi.com\/de\/blog\/event-team\/","title":{"rendered":"Event-Personal: Mit diesen Tipps gl\u00e4nzt Ihr Event-Team vor Ort"},"content":{"rendered":"

Veranstaltungen erfolgreich zu planen, durchzuf\u00fchren und nachzubereiten ist bei weitem keine einfache Angelegenheit. Das Eventpersonal richtig zu managen, z\u00e4hlt zu den Kernaufgaben von Veranstaltungsplanern und ist ein bestimmender Faktor f\u00fcr erfolgreiche Events. Finden Sie heraus, wie Sie Ihr Event-Personal bei Ihrer n\u00e4chsten Veranstaltung besser vorbereiten und so Ihren Teilnehmern h\u00f6herwertige Events bieten k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n

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In unserer Praxisserie sprechen wir speziell \u00fcber bekannte Probleme der Eventbranche und bieten hilfreiche Tipps und Tricks von Experten, um diese zu bew\u00e4ltigen.<\/i><\/b><\/p>\n

Die Planungsphase jeder Veranstaltung kann sich ohne Frage als aufreibend gestalten. Als Verantwortlicher gilt es, von der Registrierung \u00fcber das Catering hin zum Goodie Bag f\u00fcr Teilnehmer zahlreiche Dinge gleichzeitig zu meistern und zu beachten. Dazu geh\u00f6rt auch ganz klar das richtige Management des Teams, das vor Ort anwesend ist. Dazu z\u00e4hlen viele verschiedene Akteure, wie etwa interne Mitarbeiter, aber auch externe Personen, wie tempor\u00e4re Kr\u00e4fte, Referenten, Cateringpersonal und Techniker m\u00fcssen hier hinzugerechnet werden. Das Event-Team repr\u00e4sentiert am Veranstaltungsort das Unternehmen bzw. die Organisation gegen\u00fcber den Teilnehmern und Ausstellern. Das Team setzt au\u00dferdem das um, was in der Vorbereitungsphase akribisch und bedacht geplant wurde. Somit tr\u00e4gt das Veranstaltungspersonal ma\u00dfgeblich zum Teilnehmererlebnis und letztlich dem Erfolg des Events bei. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass das Event-Team\u00a0sich dieser Verantwortung bewusst ist und \u00fcber alle Ressourcen verf\u00fcgt, um vor Ort gl\u00e4nzen zu k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n

Die Ausgangssituation erkennen<\/b><\/h4>\n

Um das Personal richtig briefen zu k\u00f6nnen, gilt es zu verstehen, wie sich das Team vor Ort zusammensetzt, denn dies kann nach Gr\u00f6\u00dfe und Art der Veranstaltung stark variieren. Manchmal besteht das Event-Team rein aus internen Mitarbeitern, wenn auch mit unterschiedlichem\u00a0inhaltlichen Fokus. Gerade bei gr\u00f6\u00dferen Events ist es jedoch notwendig, mit tempor\u00e4ren Kr\u00e4ften zu arbeiten. Oft kann auch eine Kombination dieser Optionen vorkommen. Als Veranstaltungsplaner lautet dann die erste Aufgabe, zu erkennen, welche Informationen und Ressourcen das jeweilige Team genau ben\u00f6tigt und als zweiten Schritt diese in k\u00fcrzester Zeit effektiv zu vermitteln. Doch wie kann man dies erfolgreich durchf\u00fchren?<\/span><\/p>\n

Denn eins haben alle m\u00f6glichen Konstellationen gemeinsam: Sie sind nicht aktiv in die Veranstaltungsplanung eingebunden.<\/span><\/p>\n

Lisa Jeller, Koordinatorin des #praxisfr\u00fchst\u00fcck berichtet von Ihrer Erfahrung bei der MICE-Roadshow:<\/b><\/h4>\n
Wie ermittelt man<\/span><\/i>\u00a0am besten, wie viel Personal w\u00e4hrend der Veranstaltung \u00fcberhaupt ben\u00f6tigt wird?<\/span><\/i><\/h5>\n

Prinzipiell empfiehlt es sich, auf Nummer sicher zu gehen und lieber zu viel als zu wenig Personal einzuplanen. Es muss Klarheit dar\u00fcber herrschen, welche Rollen bzw. Positionen es vor Ort zu besetzen gibt. Dies unterscheidet sich stark von Veranstaltung zu Veranstaltung.<\/span><\/p>\n

Fragen, die hier helfen k\u00f6nnen: Wie viel Personal ben\u00f6tige ich etwa bei der Registrierung, Informationsst\u00e4nden oder w\u00e4hrend Mahlzeiten? Wird Personal bei einzelnen Programmpunkten oder Vortr\u00e4gen ben\u00f6tigt?<\/p>\n

Zus\u00e4tzlich muss m\u00f6glicher zus\u00e4tzlicher Personalbedarf eingerechnet werden. Dazu z\u00e4hlen nat\u00fcrlich etwa Pausen zwischen Programmpunkten und Mahlzeiten, aber auch Pausen f\u00fcr das Personal selbst m\u00fcssen bei der Personalplanung beachtet werden.<\/p>\n

Anbieter wie die\u00a0ucm.agency<\/a>\u00a0bieten zu Einem eine Plattform, um schnell qualifiziertes Personal f\u00fcr verschiedenste Eventaufgabenbereiche zu finden. Zus\u00e4tzlich findet man hier unter anderem Unterst\u00fctzung bei der Planung des Personalbedarfs.<\/span><\/p>\n

Wichtig ist es, die Aufgabengebiete jeder Rolle oder Position klar zu definieren, egal wie umfangreich diese ist. Gerade bei Veranstaltungen, wo tempor\u00e4re Kr\u00e4fte mitarbeiten kann so sichergestellt werden, dass diese schnell \u00fcber ihren Verantwortungsbereich informiert sind. Diese Definitionen k\u00f6nnen dann auch f\u00fcr weitere Veranstaltungen herangezogen werden und reduzieren Arbeitsaufwand nachhaltig.<\/span><\/p>\n

Wie kann sichergestellt werden, dass das Event-Team das Unternehmen bzw. die Organisation richtig repr\u00e4sentiert?<\/span><\/i><\/h5>\n

Hier geht es prim\u00e4r darum, s\u00e4mtliche Beteiligten aktiv in das Event einzubinden, anstatt nur eine Liste mit Aufgaben zu vergeben ohne Kontext zu liefern. Egal ob Mitarbeiter oder tempor\u00e4re Aushilfe, auch hier ist Kommunikation das Schl\u00fcsselwort. Alle Beteiligten sollten auf alle F\u00e4lle vorab ausf\u00fchrliche Informationen und Fakten zum Event selbst, den Teilnehmern und gegebenenfalls dem Veranstalter erhalten, um das Event wirklich zu verstehen.<\/span><\/p>\n

Au\u00dferdem ist es als Veranstalter hilfreich, einen Blick hinter die Kulissen zu gew\u00e4hren. Au\u00dfenstehende sollen sehen, welcher Arbeitsaufwand hinter der Veranstaltung steckt oder wie bestimmte Prozesse zustande kommen. Als Teammitglied versteht man so, wie jeder einzelne\u00a0Beitrag sich auf den Gesamterfolg der Veranstaltung auswirkt und welche Verantwortung hier jeder eigentlich tr\u00e4gt.<\/span><\/p>\n

Praxis-Tipp<\/b>: Bei Veranstaltungen mit hohem Personalbedarf empfiehlt es sich, hierf\u00fcr eine Nebenveranstaltung f\u00fcr alle Beteiligten in einem lockeren Rahmen, wie zum Beispiel einem Team-Grill-Event, zu organisieren um zu zeigen, dass das Team wertgesch\u00e4tzt wird.<\/span><\/p>\n

Wie und welche Informationen sollten dem Event-Personal zur Verf\u00fcgung gestellt werden?<\/span><\/i><\/h5>\n

Wenn die notwendigen Rollen definiert sind und das ben\u00f6tigte Personal kalkuliert wurde, gilt es das Event-Team auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen und zu informieren, was konkret auf sie zukommt. So wird sichergestellt, dass das Team vor Ort professionell auftritt.<\/span><\/p>\n

Prinzipiell empfiehlt sich, lieber zu viel als zu wenig zu kommunizieren. Wichtig ist, dass diese Informationen nicht st\u00fcckchenweise sondern gesammelt beim Veranstaltungsteam ankommen, damit diese s\u00e4mtliche Informationen schnell an einem zentralen Ort abrufen k\u00f6nnen. Das Format, indem diese kommuniziert werden, sollte immer ident sein. Wenn erste Informationen als PDF rausgehen, sollten sp\u00e4ter keine Powerpoint-Pr\u00e4sentationen oder reine Text-E-Mails folgen.<\/span><\/p>\n

Inhaltlich m\u00fcssen vor allem 3 Themengebiete abgedeckt werden, um eine erfolgreiche und nahtlose Veranstaltung zu gew\u00e4hrleisten:<\/span><\/p>\n